Angesichts der heutigen Kommunikationstechnologien sollte es kein Problem sein, einiges an Arbeit in Unternehmen dezentral zu organisieren – und das weitestgehend ohne Reibungsverluste. Doch die Praxis erweist sich oft genug als mühsam, insbesondere beim Thema Home Office.
Der Arbeitsplatz
Ganz bequem zum Arbeitsplatz, ohne tagtäglich den nervenzehrenden Berufsverkehr überstehen zu müssen: Das ist nur einer der Vorteile, die Home Office eröffnet. Auf der anderen Seite kann das Unternehmen nämlich nicht nur Platz, sondern auch die zur Ausstattung von Arbeitsplätzen notwendige Infrastruktur sparen. Im Vertrieb ist diese Vorgehensweise längst etabliert. Kommt der Außendienstler von seiner Tour zurück, ist die reguläre Arbeitszeit im Office oft genug bereits zu Ende. Die relevanten Informationen und Aufträge werden einfach online übermittelt – schon kann es am nächsten Tag weitergehen. Sowohl Rückfragen als auch Weiterbildungen, Workshops o.ä. lassen sich virtuell organisieren. Auch wenn das persönliche Zusammentreffen der Vertriebsmannschaft nach wie vor eine unverzichtbare Größe bleibt, reduziert Home Office den Aufwand für den Außendienst doch deutlich.
Nun sind aber nicht alle Aufgaben so klar umrissen wie im Außendienst, im Gegenteil: Setzen wir beispielsweise ein Projekt auf, kann der persönliche Informationsaustausch im Office deutlich effizienter sein als Telefonate, virtuelle Meetings oder E-Mails. Nicht zu verkennen ist nämlich, dass das Home Office geradezu dazu einlädt, sich die anfallenden Arbeiten zeitlich individuell einzuteilen, beispielsweise bevorzugt am frühen Morgen zu arbeiten, um den Rest des Tages privat nutzen zu können. Zu dieser Zeit ist jedoch das Office nicht besetzt – wie sollen also Rückfragen beantwortet oder Probleme gelöst werden? Hier helfen nur klare Absprachen und Regeln, die eben auch zu Hause gelten.
Arbeitszeit ist Arbeitszeit – auch im Büro zuhause
Home Office-Anhänger sagen – auch im Büro gibt es viele Ablenkungen, die von der reinen Arbeit abhalten: das Gespräch mit Kollegen auf dem Flur, am Kaffeeautomaten oder in der Raucherecke. Und weiss man, ob der Kollege gerad wirklich arbeitet oder nicht doch mal eben bei ebay bietet oder mit Freunden chattet? Doch im Home Office lauern noch andere Ablenkungen, wenn zum Beispiel der Partner oder das Kind mal schnell ins Arbeitszimmer kommen, weil sie etwas Privates besprechen wollen – und das Home Office gar nicht als solches wahrnehmen. Dann ist gerade so schönes Wetter, sodass sich der Gartentisch als Schreibtisch empfiehlt, die Blumen müssen schnell gegossen werden – die Konzentration ist weg, die Aufgabe kann ja noch später erledigt werden. Das ist jedoch nur die eine Seite der Medaille, denn für den zu Hause arbeitenden Mitarbeiter kann Home Office auch zur Belastung werden: Die Grenze zum Privaten verwischt unvermeidbar. Mal eben schnell die Mails noch beantworten, auch wenn es längst später Abend ist, oder die Konzeption in Ruhe am Wochenende erstellen, wenn eigentlich Regeneration und Familie angesagt sind.
Umso wichtiger sind klare Regeln
- Die Arbeitszeit sollte bei aller Flexibilität, die eventuelle Stoßzeiten erfordern, grundsätzlich klar festgelegt sein und diszipliniert eingehalten werden – von Arbeitnehmer wie Arbeitgeber.
- Die Arbeitsorganisation erfordert eine zentrale Koordination, sodass die Ergebnisse leicht zu einem sinnvollen Ganzen zusammengefügt werden können.
- Aufgaben für Home Office müssen klar definiert und so beschaffen sein, dass sie sich auch fernab des Büros erledigen lassen.
- Grundlage von allem: beiderseitiges Vertrauen – sonst hat dezentrales Arbeiten nur eine kurze Halbwertszeit.
Fazit
Aus meiner Sicht macht es die Mischung: Wichtige organisatorische Absprachen vor Ort im Büro, das Erledigen von einzelnen Arbeitsschritten zu Hause. Davon abgesehen: Home Office bietet sich oft auch als Interim-Kompromiss an, sollte es gerade besondere Herausforderungen im persönlichen Umfeld der Mitarbeiter geben. Wie sind Ihre Erfahrungen?
